Digital workplace : comment réussir à digitaliser l’espace de travail ?

26 mai 2021
Finance et achats

L’année 2020 marquée par la crise sanitaire du Covid 19 a accéléré la digitalisation des méthodologies de travail et l’organisation des entreprises. La nécessité de généraliser le télétravail renforce l’importance de pouvoir mettre à disposition des collaborateurs des conditions de travail à distance permettant de garantir réactivité, agilité et productivité. Ainsi, la digital workplace est un enjeu majeur de la digitalisation des organisations. Mais alors, comment réussir à mettre en place une digital workplace efficace ?

Qu’est-ce qu’une digital workplace ? Quels en sont les avantages ? 

Jalios, 1er éditeur Français sur le marché, définit la digital workplace comme étant un environnement de travail numérique auquel chaque collaborateur peut accéder, selon ses rôles, à l’ensemble des éléments nécessaires à la réalisation de ses tâches quotidiennes. 

La digital workplace permet à partir d’un point d’entrée unique l’accès à un vaste écosystème d’applications. Ce dernier permet d’atteindre des informations individuelles ou bien collectives ainsi que des outils dédiés à la gestion des tâches, au travail collaboratif, au stockage des données ou encore à la gestion des connaissances. La digital workplace se doit d’être accessible de n’importe quel endroit, à tout moment et de manière intuitive; d'où l'importance des notions d’accessibilité et de mobilité.

Il ne s’agit pas d’un portail intranet mais bien d’un espace de travail complet. L’intégration des nouvelles technologies offre l’opportunité de fluidifier les workflows, d’assurer la continuité opérationnelle, de gagner en productivité tout en assurant la fédération des équipes, la satisfaction et le bien-être des collaborateurs à distance. Selon une étude menée par IBM en collaboration avec Forbes, la mise en place d’une digital workplace permet également de diminuer les coûts de 30%. 

Quelles sont les étapes pour mettre en place une digital workplace ? 

Une organisation souhaitant mettre en place une digital workplace doit tout d’abord étudier les besoins de ses collaborateurs et analyser les systèmes d’information existants. L’objectif étant d’identifier les potentielles opportunités et ainsi définir la meilleure stratégie d’implémentation et la solution la plus adéquate à adopter.

Pour répondre aux besoins spécifiques de l’organisation, la place de l’humain et l'expérience utilisateur sont essentielles. L’environnement de travail doit être créé et pensé autour des collaborateurs, pour répondre à leurs attentes. Cette connaissance de l’utilisateur doit s'appuyer sur des études quantitatives et qualitatives mais aussi sur une écoute attentive des retours pour engager les employés et maximiser leur implication et leur satisfaction dans ce projet.

Pour réussir la mise en œuvre d’une digital workplace, la synergie entre l’humain et la technologie est un facteur de réussite clé. La centralisation et l'intégration de l'ensemble des outils utilisés doivent permettre de gagner en simplicité tout en garantissant la personnalisation de l’espace de chacun et sa sécurisation. Il est essentiel de s'atteler à un exercice régulier de veille technologique pour identifier les nouvelles possibilités techniques et rester le plus compétitif possible. 

Une gouvernance adaptée doit veiller à ce que chaque collaborateur puisse avoir les droits et les profils appropriés à son activité sur la plateforme. Le système doit également être accompagné de contrôles pour sécuriser la plateforme. Le flux et l’usage des informations doivent être en phase avec les procédures internes et les normes réglementaires. 

Enfin, le change management est impératif pour permettre aux collaborateurs l’adoption des nouvelles pratiques et des usages. Une communication claire, des formations adaptées et un support pour les utilisateurs rencontrant des difficultés doivent être mis en place. Cet effort de formation doit être prévu de manière continue et doit s’adapter à toute nouvelle sortie de fonctionnalité dans l’outil.

Quels sont les difficultés et les freins lors de la mise en place d’une digital workplace ? 

La mise en place d’une digital workplace peut être limitée par plusieurs facteurs. 

Sur le plan technique, il est aujourd’hui difficile de trouver sur le marché une seule solution informatique permettant de couvrir l’ensemble des besoins et fonctionnalités nécessaires à une organisation. Il faut alors être vigilant quant à la multiplication et à l’intégration des différents outils retenus afin de pouvoir délivrer une expérience utilisateur de qualité et offrir une utilisation de la digital workplace simple et efficace.

L’impact sur le modèle économique ne doit pas non plus être négligé. En effet, la digital workplace permet de nombreux avantages. Cependant, les risques de dépendance vis -à -vis des fournisseurs ainsi que des coûts et des délais additionnels doivent être anticipés comme par exemple la facturation des logiciels utilisés, leurs mises à jour ou encore les compétences nécessaires à leur bonne gestion lorsque celles-ci doivent être externalisées.

Comme nous avons pu l’évoquer précédemment, d’importantes transformations des méthodes de travail découlent de la mise en place d’une digital workplace. Si pour certains collaborateurs, notamment les plus jeunes générations, l’utilisation d’une digital workplace est généralement rapidement assimilée, pour d’autres, la difficulté d’intégrer les technologies peut créer des frustrations.

Il est également important de prendre en compte les dérives qui peuvent accompagner ces nouvelles méthodes afin de limiter les risques psycho-sociaux associés à un flux d’information important et constant comme le stress. L’organisation doit veiller à la mise en place d’une politique de ressources humaines prenant en compte le droit à la déconnexion. 

Et après ? 

Comme nous avons pu le constater, la mise en place d’une digital workplace est un élément majeur dans la transformation digitale des organisations permettant de gagner en compétitivité. Il est important de garder à l’esprit que nous ne sommes, pour le moment, qu’aux prémices de la digitalisation de cet espace de travail. Grâce aux innovations technologiques, la digital workplace est en développement perpétuel et sera amenée à inclure des possibilités toujours plus nombreuses comme le laisse présager l’utilisation d’API permettant de générer des ponts entre différents systèmes d’information, l’analytics et l’utilisation du Big Data pour affiner la stratégie d’entreprise ou encore l’intégration d’intelligence artificielle pour créer de la valeur.

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